Die Notifizierung ist über die zuständige Behörde am Versandort vorzunehmen. Der Notifizierende legt der Versandortbehörde dazu alle für die Notifizierung erforderlichen Unterlagen einschließlich der notwendigen Kopien für alle beteiligten Behörden vor. Die Versandortbehörde prüft dann, ob die Notifizierung ordnungsgemäß ausgeführt wurde, übersendet die Unterlagen bei positiver Bewertung innerhalb von drei Werktagen an die Bestimmungsortbehörde sowie an alle betroffenen Transitlandbehörden und informiert den Notifizierenden darüber. Die Versandortbehörde kann allerdings die Weiterleitung der Unterlagen verweigern, wenn sie innerhalb der Frist von drei Werktagen Unterlagen nachfordert oder einen Einwand gegen die Notifizierung erhebt.
Weiterhin haben alle beteiligten Behörden drei Werktage nach Eingang der Notifizierungsunterlagen die Möglichkeit, zusätzliche Informationen und Unterlagen nachzufordern, wenn dies erforderlich ist. Spätestens drei Werktage nach Erhalt der Unterlagen, auch derjenigen, die zuvor angefordert wurden, übermittelt die zuständige Behörde am Bestimmungsort eine sogenannte Empfangsbestätigung. Selbst bei ordnungsgemäßer Ausführung der Notifizierung kann die Versandortbehörde weitere, für die Beurteilung zur Zustimmung notwendige Unterlagen nachfordern. Über diese Nachforderung informiert sie dann alle Betroffenen. Sie ist aber verpflichtet, die Notifizierung weiterzuleiten. In diesem Fall darf die Bestimmungsortbehörde erst dann eine Eingangsbestätigung versenden, wenn sie von der Versandortbehörde die Nachricht erhält, dass auch diese nachgeforderten Unterlagen eingegangen sind. Spätestens 30 Tage nach Übermittlung der Empfangsbestätigung geben alle beteiligten Behörden ihre Entscheidung zur geplanten Notifizierung ab, entweder Zustimmung ohne Auflagen, Zustimmung mit Auflagen oder Einwandserhebung.
Nachdem alle Zustimmungen zur Notifizierung vorliegen, trägt der Notifizierende das tatsächliche Datum der Verbringung in das Begleitformular ein und füllt dieses soweit wie möglich aus. Daraufhin übermittelt der Notifizierende den betroffenen zuständigen Behörden und dem Empfänger der Abfälle mindestens drei Werktage vor der geplanten Verbringung Kopien des ausgefüllten und unterschriebenen Begleitformulars. Das Begleitformular im Original und das Notifizierungsformular in Kopie sowie die Kopien der Zustimmungsbescheide sind beim Transport mitzuführen. Die Entsorgungsanlage bestätigt auf dem Begleitformular die Annahme der Abfälle spätestens drei Tage nach deren Erhalt und übermittelt dieses dem Notifizierenden und den betroffenen zuständigen Behörden. Spätestens 30 Tage nach Abschluss der Entsorgung und nicht später als ein Jahr nach Erhalt der Abfälle bestätigt die Entsorgungsanlage diese Entsorgung dem Notifizierenden und den betroffenen zuständigen Behörden, indem sie diesen eine unterzeichnete Kopie des Begleitformulars übermittelt. Werden die Abfälle unmittelbar nach Annahme (z. B. innerhalb von drei Tagen) in der Entsorgungsanlage dem in der Notifizierung angegebenen Entsorgungsverfahren unterzogen, so kann die Annahme und die Entsorgung gleichzeitig übermittelt werden. In diesem Fall entfällt der letzte Schritt wie oben beschrieben.
